Kamis, 30 Desember 2010

Menangani Pengadaan Dokumen

Dalam setiap kantor/organisasi selalu ada dokumen, khususnya dokumen dalam bentuk arsip/suratsurat.
Dokumen merupakan sumber informasi yang sangat penting untuk setiap kantor/organisasi,
karena di dalamnya berisi informasi yang sangat penting, sekaligus dokumen juga sebagai bukti yang
sangat otentik yang menunjukkan suatu permasalahan. Kehilangan dokumen bagi suatu kantor akan
berpengaruh besar terhadap kelangsungan suatu organisasi.
Dokumen-dokumen baik yang diterima maupun yang dibuat oleh suatu o
rganisasi terkadang harus
diperbanyak untuk kecepatan penyampaian informasi kepada seluruh pihak baik bagi intern kantor
maupun kepentingan pihak luar.
Oleh karena itu penting bagi kita semua untuk mengetahui, memahami sekaligus dapat melakukan
kegiatan penggandaan dokumen dengan sebaik-baiknya, agar hasilnya bisa dinikmati oleh seluruh
pihak yang berkepentingan terutama untuk kepentingan suatu organisasi.
Untuk menangani penggandaan dokumen diperlukan beberapa pengetahuan tentang arti
penggandaan, jenis-jenis dokumen, macam-macam mesin pengganda, pemilihan mesin pengganda
sesuai dengan kebutuhan, menyiapkan bahan-bahan penggandaan, cara penghitungan biaya
penggandaan, cara menggunakan mesin pengganda dan lain sebagainya
A. Arti Dokumen
Dokumen adalah sesuatu yang tertulis dan tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau
keterangan, termasuk benda-benda yang mempunyai nilai sejarah.
Pengertian dokumen dari beberapa sumber :
1. Menurut Kamus Kepegawaian
a. Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak
b. Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk dikumpulkan,
disusun, disediakan atau disebarkan
2. Menurut Kamus Bahasa Inggris Webster, Dokumen adalah :
a. Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan faktafakta
b. Dokumen melengkapi keabsahan keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran seperti
untuk melengkapi sebuah buku atau tesis
3. Menurut Ensiklopedi Umum :
Dokumen berarti surat, akte, piagam, surat resmi, dan bahan rekamantertulis atau tercetak
yang dapat memberi keterangan
4. Menurut Ensiklopedi Administrasi :
Dokumen adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat untuk
mendukung keterangan
Dokumentasi adalah :
Kegiatan/proses pengumpulan dan pengelolaan dokumen secara sistematis serta
penyebarluasan kepada pemakai informasi

B. Arti Penggandaan Dokumen
1. Penggandaan menurut Kamus Besar Bahasa indonesia berati proses, cara, perbuatan
menggandakan.
2. Penggandaan juga bisa diartikan sebagai usaha memperbanyak atau melipatkan beberapa
kali dokumen.
3. Suatau perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokumen sesuai dengan kebutuhan
dengan menggunakan alat penggandaan sehingga diperoleh hasil yang sama dengan
dokumen aslinya.
C. Jenis-jenis Dokumen
1. Dilihat dari segi pemakainya:
a. Dokumen pribadi
b. Dokumen niaga
c. Dokumen sejarah
d. Dokumen pemerintah
2. Dokumen dilihat dari segi kegunaanya
a. Nilai penerangan
b. Nilai yuridis
c. Nilai perdangan
d. Nilai historis
3. Dilihat dari sumbernya
a. Dokumen yang bersumber dari segi pemerintah
b. Dokumen yang bersumber dari swasta
c. Dokumen yang berasal dari kontrak dagang
d. Dokumen yang bersumber dari aktivitas lembaga persurat kabaran
e. Dokumen yang bersumber dari perseorangan
4. Dokumen dilihat dari segi fungsinya
a. Dokumen dinamis,
b. Dokumen aktif
c. Dokumen semi aktif
d. Dokumen inaktif
e. Dokumen statis
5. Dok. Ditinjau dari segi penelitian
a. Dokumen primer
b. Dokumen sekunder
c. Dokumen tertier
6. Dok. Ditinjau dari ruang lingkup atau bentuk
a. Dokumen literal
b. Dokumen korporal
c. Dokumen privat

0 komentar:

Posting Komentar

silakan anda berkomentar apabila anda tertarik dan dimohon untuk tidak menuliskan spam